Waarvoor gebruik jij je tijd tijdens het vergaderen? Maken jullie er iets nuttigs van? Ben je je er bewust van hoeveel tijd er maandelijks op gaat aan vergaderen? Leidinggevenden vergaderen al snel een hele werkweek per maand. Wat levert dat op? Als je het gevoel hebt dat je bovenstaande vragen niet overtuigend kan beantwoorden, stel je zelf eens de volgende vragen:
Zijn we nuttig bezig? Zitten we nu bijelkaar omdat het nu eenmaal zo afgesproken is, of hebben we een concreet doel voor ogen? Het ter discussie stellen kan buitengewoon nuttig zijn. Vergaderen is immers geen doel, maar een middel om tot beslissingen te komen.
Is iedereen die hier aanwezig is, ook noodzakelijk? En zit ik hier zelf wel om een goede reden?
Hoeveel vergaderingen woon jij bij omdat het nu eenmaal zo is afgesproken? Uit hoofde van je functie, of omdat de voorzitter van de vergadering het nu eenmaal voor de status van het overleg belangrijk vind dat jij er bij bent? Geldt dat ook voor anderen? Zou je misschien kunnen afspreken om de frequentie in jouw deelname te verlagen of om alleen maar een stukje bij te wonen?
Lopen jouw vergaderingen ook altijd uit? Probeer eens aan timeboxing te doen. Per agendapunt afspreken hoeveel tijd je daaraan wil spenderen.
Plezierig en nuttig vergaderen is afhankelijk van veel factoren, maar het gaat pas goed mis als de deelnemers niet precies weten wat het doel is van een vergadering, dat schept tegengestelde verwachtingen.
Iedereen die mee vergadert heeft een eigen verantwoordelijkheid in het goed verlopen van een vergadering. Pak jij je verantwoordelijkheid als je merkt dat vergaderingen niet gaan zoals ze moeten gaan?
Geen opmerkingen:
Een reactie posten